Tout comprendre sur la modification de KBIS

Dans l’univers entrepreneurial, le plus grand défi n’est pas de créer son entreprise, mais plutôt de la diriger. En marge de l’investissement dans l’atteinte des objectifs marketings pour être rentable, il faut veiller au respect des dispositions légales. Le législateur fixe notamment de nombreuses règles auxquelles les sociétés sont tenues de se conformer.

L’une d’entre elles est la modification de KBIS. Démarche réalisée par de nombreuses entreprises, elle est encore mal connue de plusieurs entrepreneurs aujourd’hui. Notre guide vous expose en détail tout ce qu’il faut comprendre sur la modification de KBIS.

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L’essentiel à savoir à propos du KBIS

La modification du KBIS est une démarche très importante en entreprise. Pour comprendre la grande valeur qu’elle porte, il convient de premièrement revenir sur la notion du KBIS. Toutes les sociétés possèdent un KBIS. Pour l’obtenir, les entrepreneurs réalisent une demande après la constitution d’un dossier d’immatriculation.

L’extrait KBIS est un document important qui recense toutes les informations clés des sociétés. Il est propre aux sociétés. Seules les personnes morales peuvent en posséder un. Le KBIS est à juste titre souvent présenté comme la carte d’identité de la société. Il propose une présentation complète de la société et permet de s’informer à suffisance sur elle.

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Sur le KBIS, on retrouve différentes catégories d’informations. Certaines portent sur l’identité de la personne morale. D’autres exposent l’activité de la société. D’autres encore présentent les organes de direction de la société. Plus concrètement, sur l’extrait KBIS d’une société, il est possible de retrouver :

• le nom de la société ;
• la forme juridique de la société ;
• l’emplacement du siège social de la société ;
• le capital social de la société ;
• la durée de vie de la société ;
• l’activité de la société ;
• la date d’immatriculation de la société ;
• le numéro d’immatriculation de la société ;
• la présentation des dirigeants de la société ; etc.

Pour précision, absolument tout le monde peut accéder au KBIS de toutes les sociétés. Il suffit à cet effet de visiter le site d’Infogreffe.

Les raisons de l’importance de la modification du KBIS

Comme indiqué plus haut, l’extrait KBIS est la carte d’identité de la société. C’est un document ultra important qui permet aux tiers de rester informés sur les activités de l’entreprise. Afin de fournir des informations correctes, l’extrait KBIS doit être tenu à jour. Un déphasage entre ce dernier et les réalités de la société peut créer des déconvenues importantes.

Public, le KBIS donne pour tout dire une image du sérieux de l’entreprise. Grâce à lui, les clients, les partenaires ou encore les prospects n’ont plus besoin de se rapprocher de la société avant de s’informer à son propos. Lorsque les tiers découvrent des informations non à jour, la notoriété et la fiabilité de l’entreprise sont affectées.

Une bonne connaissance des règles de fonctionnement des sociétés permet également de se rendre compte du caractère obligatoire de la justesse des informations qui y sont présentées. Les raisons qui justifient la nécessité de modifier le KBIS sont nombreuses. La carte d’identité d’une personne morale ne se modifie toutefois pas libéralement quand on le souhaite.

Quand faut-il procéder à la modification du KBIS ?

Au cours de la vie de l’entreprise, de nombreux changements peuvent survenir. Certains sont prévisibles tandis que d’autres ne le sont pas. Quels qu’ils soient, les changements obligent l’entrepreneur à modifier son entreprise. La modification du KBIS est une illustration de la modification d’entreprise. Elle n’intervient ainsi que lorsque la situation de la société évolue sur certains points.

Modifier le KBIS lorsque les informations ne sont plus correctes

Pour savoir quand il convient de modifier un KBIS, il faut tenir compte des informations qui y sont présentées. Les situations qui peuvent entraîner la nécessité de cette modification sont nombreuses. Elles ne sont toutefois pas les mêmes dans toutes les entreprises. Autrement dit, elles changent d’une entreprise à une autre.

Lorsque le dirigeant ou le gérant d’une société change, la modification du KBIS n’est obligatoire que quand son identité est précisée sur la carte d’identité de l’entreprise. Il en est de même lorsque le dirigeant change de domicile par exemple. Dans certaines sociétés, ces changements n’obligeront pas à une modification de KBIS, tandis que dans d’autres entreprises, ils seront des raisons de modification.

Certaines situations constituent des raisons suffisantes pour modifier le KBIS dans toutes les sociétés où elles interviennent. Il s’agit notamment du :

• changement du nom de la société ;
• changement du capital social initial de la société ;
• changement de l’objet social de la société ;
• changement du statut juridique de la société ;
• transfert du siège social de la société ;
• de la fermeture de la société ; etc.

D’autres circonstances peuvent aussi rendre obligatoire la modification de l’extrait KBIS. Il revient à chaque entrepreneur de bien suivre l’évolution de sa société. Une appréciation des changements et un jugement de la pertinence de la modification sont ensuite requis au regard du contenu du KBIS.

La modification des statuts : démarche complémentaire à ne pas omettre

Dans certains cas, la modification du KBIS entraîne une autre démarche complémentaire. Il s’agit de la modification des statuts. Cette démarche est obligatoire lorsque les informations à mettre à jour sont également présentes dans les statuts. Dans ce genre de situation, les associés doivent conduire les deux démarches simultanément. Il leur faut alors se renseigner sur les règles de modification de KBIS, mais également celles des statuts.

Comment faire une modification du KBIS ?

La modification du KBIS est une démarche encadrée par la loi. Pour modifier le KBIS d’une société, il faut notamment suivre 3 étapes obligatoires. Une décision de modification doit notamment être prise. Elle est suivie d’une publicité publique puis d’une mise à jour du KBIS auprès du greffe.

Décider de la modification du KBIS

La modification du KBIS d’une société est une action importante qui engage tous les associés. Les responsables placés à la tête de la société ne peuvent pas décider de modifier le KBIS sans consulter l’ensemble des associés.

La loi impose même une démarche collective contraignante dans les sociétés qui comptent plusieurs associés. Dans les sociétés à associé unique comme la SASU et l’EURL, l’unique associé prend la décision de modification unilatéralement.

Dans les sociétés à plusieurs associés, tout commence par la convocation d’une Assemblée Générale Extraordinaire. La décision de modification y est soumise à un vote. Un vote unanime est requis dans certains statuts juridiques tandis que la majorité suffit dans d’autres formes d’entreprises. Lorsque la modification est validée suivant les dispositions de la loi ou des statuts, un procès-verbal est produit. Il vaut preuve de la décision de modifier le KBIS de la société.

Réaliser une annonce légale de modification du KBIS

Suite à la décision en AGE, les modifications à effectuer sur le KBIS sont arrêtées. Avant de mettre sa carte d’identité à jour de manière officielle, la société doit informer le grand public des changements. Cette publicité s’accomplit grâce à une annonce légale.

L’annonce de modification doit être publiée dans un JAL choisi conformément aux dispositions de la loi. Il est aussi important de veiller à bien rédiger l’annonce de modification. Certaines mentions doivent obligatoirement y être présentées. Après publication de l’avis de modification, le journal d’annonces légales fournit un justificatif.

Faire enregistrer la modification du KBIS

La dernière démarche de modification du KBIS s’effectue auprès du greffe. Son but est de mettre à jour les informations enregistrées dans le Registre du Commerce et des Sociétés. Les informations affichées sur le site d’Infogreffe seront ainsi également mises à jour. Pour faire enregistrer les modifications du KBIS, il faut constituer un dossier et faire une demande.

Le dossier se compose des justificatifs des deux premières démarches. Un formulaire Cerfa est également requis. Des pièces complémentaires peuvent être exigées. En fonction des pièces demandées, il est impératif de bien constituer le dossier et d’en faire le dépôt. Le dépôt en ligne est possible. Le déplacement pour déposer au greffe est également accepté. La dernière option est le dépôt par courrier.

Lorsque le dossier parvient au greffe, une vérification est menée pour s’assurer de la justesse des modifications. Après validation, le KBIS est mis à jour. La procédure de modification de la carte d’identité de la société se boucle ainsi.

Combien peut coûter la modification du KBIS ?

La modification de KBIS n’est pas une démarche gratuite. En s’engageant dans cette voie, les associés doivent réaliser plusieurs dépenses. Il faut notamment débourser moyennement plus de 150 euros pour publier l’avis de modification au JAL.

Pour mettre à jour les informations de la carte d’identité de la société, le greffe requiert également le paiement de frais. Leur montant s’élève à 200 euros environ.

Lorsque la modification du KBIS s’accompagne d’une modification des statuts, des frais supplémentaires peuvent intervenir. Il faut cependant pour cela que les associés fassent appel à un notaire, un avocat ou une plateforme juridique.

Le recours à cette dernière est également possible pour se faire accompagner durant toute la procédure de modification du KBIS. Les spécialistes recommandent par ailleurs de se faire assister pour éviter de se fourvoyer lors de la réalisation des différentes démarches.