Depuis le 1er janvier 2020, l’employeur doit soumettre tout nouveau contrat d’apprentissage à son Opco pour valider son soutien financier. Voici la nouvelle procédure à suivre.
Nouvelle procédure : transmettre le contrat à l’Opco
La validation du contrat d’apprentissage ne se règle plus sur un coin de table. Depuis le 1er janvier 2020, la marche à suivre s’est précisée : l’employeur qui signe un contrat d’apprentissage doit l’adresser à son Opco, dans un délai maximum de 5 jours ouvrables après le début du contrat. L’Opco prend alors le relais et effectue le dépôt auprès du ministère chargé de la formation professionnelle. Ce passage de relais n’engendre aucun frais pour l’employeur (art. L 6224-1).
Documents à envoyer à l’Opco
Avant d’avoir épuisé les 5 jours de délai, il faut réunir et transmettre à l’Opco plusieurs pièces indispensables. Voici ce que l’employeur doit systématiquement envoyer :
- Le contrat d’apprentissage dûment signé par toutes les parties concernées
- Le contrat de formation établi entre l’entreprise et l’organisme de formation
- L’accord tripartite signé, uniquement si la durée du contrat diffère de celle du cycle de formation initialement prévu, généralement pour tenir compte d’un parcours spécifique, d’une expérience à l’étranger ou d’une période de volontariat (service civique, engagement militaire…)
Chaque document doit être complet et conforme. La moindre omission peut retarder l’instruction du dossier et, par ricochet, la prise en charge financière.
Formation dispensée par un CFA d’entreprise
Lorsque l’apprenti est formé dans un centre interne à l’entreprise (CFA d’entreprise), le dossier à transmettre à l’Opco s’enrichit d’une annexe pédagogique et financière. Cette annexe détaille : le titre de la formation, ses objectifs, le contenu, les moyens mis en œuvre, la durée, la période de réalisation, les modalités de suivi, d’évaluation et la tarification. Pas de place pour l’à-peu-près : tout doit être transparent.
Bon à savoir.
La transmission des documents peut se faire par voie électronique, ce qui simplifie grandement les démarches et accélère le traitement des dossiers.
Validation et dépôt par l’Opco
Décision de prise en charge : comment ça se joue ?
L’Opco dispose de 20 jours, à compter de la réception du dossier complet, pour se prononcer sur la prise en charge financière du contrat d’apprentissage. À ce stade, le contrôle est rigoureux : éligibilité de la formation, âge de l’apprenti, respect du salaire minimum, situation juridique du jeune dans l’entreprise… Tout est passé au crible (art. D 6224-2 et D 6222-26 et suivants).
Si un seul critère manque à l’appel, la prise en charge financière est refusée. L’Opco doit alors notifier sa décision motivée à l’employeur, à l’apprenti et au CFA (article R 6224-3). Et si, passé le délai de 20 jours, aucune réponse n’a été transmise ? Il s’agit d’un refus tacite, l’absence de décision vaut refus de prise en charge.
Transmission du contrat à l’administration par l’Opco
Si le feu vert est donné, l’Opco dépose le contrat d’apprentissage de façon dématérialisée auprès du ministère chargé de la formation professionnelle. En cas de refus, l’Opco en informe également les services du ministère, avec l’ensemble des explications qui justifient la décision (art. D 6224-4).
Évolution ou rupture du contrat : quelles démarches ?
Un changement majeur dans le contrat, par exemple, une modification du salaire, impose à l’employeur de déposer une version modifiée du contrat auprès de l’Opco, selon la même procédure que pour le dossier initial. L’Opco réexamine alors la situation pour décider de la suite à donner.
En cas de rupture anticipée du contrat d’apprentissage, la réactivité est de mise : l’Opco doit être informé immédiatement, sans attendre, soit par courrier, soit par voie électronique.
Tracer la vie d’un contrat d’apprentissage, c’est entrer dans un circuit précis, où chaque étape compte. Bien maîtriser ces démarches, c’est s’assurer d’un parcours sans accroc, pour l’apprenti comme pour l’entreprise.
