Comprendre comment la facturation digitale peut améliorer votre flux de trésorerie

Aujourd’hui, dans les entreprises, on passe petit à petit vers la dématérialisation des documents. Mine de rien, cette tendance simplifie vraiment la vie et augmente la productivité. Quand on dit « documents », même la facture y passe et on rencontre de moins en moins de facture en papier. Adopter la facturation digitale présente de nombreux avantages, dont l’amélioration du flux de trésorerie de l’entreprise. Faisons le point.

Facture digitale, électronique ou numérique : quelle différence ?

Avec cette ère de la digitalisation, on peut se perdre entre ces différents termes. Même si l’expression « facture numérique » est correcte, on ne l’utilise pas souvent. On parle plus d’une facture électronique sur une plateforme numérique comme la solution de dématerialisation. Entre « digitale » et « électronique », la frontière est vraiment fine quand on parle de facture. On dit qu’une facture est digitale quand vous l’envoyez sous forme digitale.  Elle peut ici être sous un fichier PDF, Word ou Excel.

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À la réception de celle-ci, le destinataire pourra la télécharger et la lire facilement. La facture électronique, quant à elle, est éditée sur un logiciel. Elle ne sera pas forcément en fichier PDF et pour sa lecture, le destinataire doit également avoir le programme sur lequel elle a été éditée. Cependant, dans la plupart des cas, la facture électronique est souvent sous format PDF. La facture électronique comme la facture digitale entre dans le cadre de la dématérialisation des factures.

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Pour un flux de trésorerie amélioré

Si votre entreprise dispose d’un programme qui permet l’édition automatique des factures, le service comptable et administratif sera délesté de certaines tâches. Il n’aura plus qu’à entrer quelques informations pour une facture prête à l’envoi. Là, on s’expose aussi moins aux erreurs de saisie. Le programme pourra par exemple reprendre les données du bon de commande par exemple pour l’établissement de la facture. Une fois la facture prête, elle pourra directement être envoyée. Leur réception sera presque immédiate. Vos clients pourront alors vous payer plus rapidement.

Si vos collaborateurs, notamment vos fournisseurs, vous envoient aussi une facture digitale, ce document pourra directement être pris en compte et être intégré dans votre système comptable. Votre entreprise n’aura donc pas à attendre des jours et des jours pour faire le règlement, car une fois la comptabilisation effectuée, la mise en paiement pourra directement être enclenchée. Dans tous les cas, ce passage à la facturation électronique réduit carrément les délais de paiement, ce qui vous assure un flux de trésorerie amélioré.

Une future obligation sur la facture digitale

Chefs d’entreprise, vous devez le savoir : depuis le 1er janvier 2020, toutes les entreprises doivent envoyer des factures digitales si leurs clients sont les collectivités territoriales ou l’Etat. Oui, l’Administration ne réceptionne plus les factures en version papier. Cette obligation a été prévue par la loi de finances 2020, mais elle sera mise en place progressivement à partir de cette année pour lutter contre la fraude à la TVA. D’ici quelques années, la facture digitale sera la norme et on oubliera petit à petit la facture en papier.